Willem ten Asbroek, CEO von BizBloqs · 9. Oktober 2024
Das Jahresende ist für den Einkauf eine schwierige Zeit: Das Restbudget ist begrenzt, die Nachfrage schwankt, und jede Fehlentscheidung landet als zu voller Lagerplatz oder als leeres Regal im neuen Jahr. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit Lager- und Auftragsdaten und mit verbundenen Systemen Ihren Beschaffungsprozess steuern, statt zu schätzen.
Was das Lager zum Beschaffungsprozess beiträgt
Ein Lagerverwaltungssystem ist das Werkzeug, mit dem Sie im Lager jederzeit wissen, was da ist. Jeder Wareneingang, jede Umlagerung und jede Entnahme wird gescannt, der Bestand pro Artikel und Lagerplatz ist aktuell. Für den Einkauf heißt das: Sie sehen, was knapp wird und was zu viel ist, bevor es teuer wird. Sie kaufen nur nach, was wirklich gebraucht wird.
Wie viel Sie pro Bestellung kaufen, lässt sich sogar berechnen. Jede Bestellung kostet Aufwand, jeder Artikel im Regal kostet Geld für Kapital, Platz und Risiko. Die Menge, bei der beides zusammen am niedrigsten ist, nennt man die optimale Bestellmenge; die klassische Rechnung dafür heißt Andlersche Formel. Sie funktioniert aber nur, wenn der Jahresbedarf stimmt, und der kommt aus Ihren Bestands- und Auftragsdaten.
Ein Lagerverwaltungssystem hilft außerdem, die Lagerkosten zu senken. Es zeigt, welche Artikel sich schnell drehen und welche liegen bleiben. So vermeiden Sie teure Fehler wie zu große Nachbestellungen oder Ware, die veraltet, bevor sie verkauft ist. Gerade zum Jahresende, wenn die Nachfrage saisonal schwankt und das Budget eingehalten werden muss, ist dieser Blick auf den Lagerumschlag entscheidend. Artikel, die sich kaum bewegen, binden Kapital und Platz; das nennt man Ladenhüter.
Dazu kommen automatische Abläufe: Aufträge werden nach Dringlichkeit oder nach Kunde priorisiert. Damit sinkt das Risiko, dass wichtige Artikel fehlen, wenn sie gebraucht werden. Ein gut eingerichtetes Lagerverwaltungssystem senkt so die Kosten, verbessert die Bestandsführung und hilft, das Budget zum Jahresende gezielter einzusetzen.
Wie die Auftragsabwicklung Bestellungen und Budget im Griff hält
Aufträge zum Jahresende zu verwalten ist anspruchsvoll, vor allem, wenn das Volumen steigt und das Budget knapp ist. Eine Software für die Auftragsabwicklung bündelt die Aufträge aus allen Kanälen an einer Stelle: aus dem Onlineshop, von Marktplätzen wie Amazon.de oder Otto und aus dem B2B-Portal. So behalten Sie den Überblick, auch wenn die Mengen wachsen. Was ein Order Management System grundsätzlich leistet, erklären wir in einem eigenen Beitrag.
Die Auftragsabwicklung gleicht jeden Auftrag automatisch mit dem Bestand ab. Das verhindert doppelte Bestellungen und überfüllte Lager. Sie sehen außerdem genau, welche Artikel gefragt sind und welche nicht. Das ist die Grundlage für die Bedarfsplanung: Das Budget geht an die Artikel, die tatsächlich Umsatz bringen.
Ein Beispiel aus dem Handel: Die Nachfrage nach bestimmten Saisonartikeln steigt plötzlich stark an. Mit aktuellen Auftragsdaten entscheiden Sie schnell, was nachbestellt wird, ohne zu viel Ware einzulagern und ohne Geld für die falschen Artikel auszugeben. Das System hilft Ihnen, die wichtigsten Einkäufe zuerst zu tätigen und das restliche Budget sinnvoll zu verteilen. Genau das braucht ein sauberer Jahresabschluss im Einkauf.
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Verbundene Systeme: die Grundlage für ein gut eingesetztes Budget
Wer den Beschaffungsprozess optimieren will, muss Lager, Auftragsabwicklung und die übrigen Systeme verbinden. Erst dann teilen alle dieselben Daten in Echtzeit: Bestand, Aufträge und Budget. Abteilungen arbeiten zusammen, und Entscheidungen beruhen auf Zahlen statt auf Bauchgefühl. Die Anbindung an Ihr ERP sorgt dafür, dass Einkaufsbelege, Artikel und Preise in beide Richtungen fließen.
Schnell auf Nachfrageänderungen reagieren
- Bestände lassen sich anhand der tatsächlichen Auftragsdaten anpassen.
- Sie vermeiden unnötigen Bestand und damit die Kosten für zu viel Ware oder für teure Eilnachbestellungen.
- Sie gewinnen die Beweglichkeit, die Sie zum Jahresende brauchen, wenn das Budget knapp ist und schnell umgesteuert werden muss.
Einkaufskosten senken
- Genaue Daten aus allen Systemen zeigen, welche Artikel zu viel Bestand haben und wo sich Ware an einen anderen Standort oder Kanal verschieben lässt.
- Einkauf, Lager und Vertrieb sprechen über dieselben Zahlen. Der Einkaufsplan wird abgestimmter, das Budget wird gezielter verteilt.
Kurz gesagt: Verbundene Systeme machen den Einkauf transparent und beweglich. Das Budget wird gut genutzt, Kosten sinken, und der Nutzen reicht über das Jahresende hinaus, weil der Beschaffungsprozess auch im neuen Jahr auf denselben Daten aufbaut. Das gilt besonders in der B2B-Logistik im Großhandel, wo große Mengen und feste Lieferzusagen zusammenkommen.
Praktische Tipps für das Budget zum Jahresende
Zum Jahresende kommt es darauf an, im finanziellen Rahmen zu bleiben, auch wenn Nachfrage und Druck steigen. So gehen Sie vor:
- Bestand und Aufträge prüfen. Schauen Sie sich den aktuellen Bestand und die offenen Aufträge an und priorisieren Sie die Einkäufe, die den größten Ertrag bringen.
- Auf Schnelldreher konzentrieren. Artikel mit hohem Umschlag zuerst; so arbeitet das Budget, und es entsteht kein Bestand, der ins nächste Jahr wandert.
- Abteilungen an einen Tisch bringen. Wenn Einkauf, Lager und Vertrieb dieselbe Sicht auf Bestand und Bedarfsplanung haben, werden Budgetentscheidungen genauer.
- Abläufe automatisieren. Mit Lagerverwaltungssystem und Auftragsabwicklung bleibt der Beschaffungsprozess einheitlich und beweglich, auch wenn die Nachfrage unerwartet schwankt.
So nutzen Sie Ihr Budget zum Jahresende gut und legen gleichzeitig die Grundlage für einen stabilen Beschaffungsprozess im neuen Jahr. Für die Lagerverwaltung im Mittelstand ist das oft der erste Schritt weg von Excel-Listen.
Zwei Fragen zu Ihrem eigenen Beschaffungsprozess
- Woher kommt bei Ihnen die Zahl, mit der der Einkauf rechnet: aus dem Lager, aus dem ERP oder aus einer Liste, die jemand pflegt?
- Wie viele Artikel liegen bei Ihnen seit Monaten unbewegt im Regal, und wer entscheidet, ob sie nachbestellt werden?
Steht ein Lagerverwaltungssystem auf Ihrer Liste für das neue Jahr, finden Sie die Preisspannen unter Lagerverwaltungssystem Kosten. Was sich in Ihrem Lager rechnet, schätzen Sie mit dem ROI-Rechner ab.
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