Was ist Bestandsmanagement Software?

Software, die jeden Zugang, jede Umlagerung und jeden Abgang eines Artikels festhält und daraus jederzeit den aktuellen Bestand je Lagerplatz zeigt. Sie ersetzt die Excel-Liste, die nur so aktuell ist wie die letzte Eingabe.

Worin unterscheidet sich ein Bestandsverwaltungssystem von der Lagerliste im ERP?

Das ERP kennt meist nur die Menge je Artikel und Lager. Ein Bestandsverwaltungssystem weiß zusätzlich, auf welchem Lagerplatz die Ware liegt, welche Charge es ist und was davon schon für Aufträge reserviert ist.

Brauche ich dann noch eine Inventur?

Die Inventur bleibt Pflicht. Viele Unternehmen zählen aber laufend kleine Bereiche statt einmal im Jahr alles: die zyklische Inventur. Ob das für Ihre Stichtagsinventur ausreicht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Ab wann lohnt sich Bestandsmanagement Software?

Wenn Sie regelmäßig Ware suchen, die laut Liste da sein müsste, wenn Sie verkaufen, was Sie nicht haben, oder wenn nur noch eine Person weiß, wo was liegt.

Bestandsmanagement Software: Bestände, denen Sie trauen können

Laut Liste liegen noch zwölf Stück im Lager. Der Mitarbeiter findet drei. Der Kunde hat schon bezahlt, die Bestellung kam über Amazon.de, und jetzt schreiben Sie eine Entschuldigung statt einer Versandbestätigung. Fast jedes Unternehmen mit eigenem Lager kennt diesen Moment. Genau das soll Bestandsmanagement Software verhindern.

Ein solches System zeigt nicht, was einmal eingetragen wurde, sondern was wirklich im Regal liegt. Auf dieser Seite lesen Sie, woraus ein gutes Bestandsverwaltungssystem besteht, wie Sie Ihren Lagerbestand verwalten und ohne Großinventur aktuell halten und woran Sie merken, dass die Excel-Liste nicht mehr reicht.

Diese Seite ist für Händler, Großhändler und Hersteller mit eigenem Lager und ein paar hundert bis einigen tausend Artikeln. Wenn Sie zwanzig Artikel aus einem Raum verschicken und alles im Blick haben, brauchen Sie das noch nicht.

Bestandsmanagement: Aufgaben und Bedeutung

Im Kern beantwortet Bestandsmanagement drei Fragen: Was haben wir? Wo liegt es? Was davon dürfen wir verkaufen? Die meisten Probleme entstehen, weil eine dieser Fragen nur halb beantwortet ist. Die Menge stimmt, aber niemand weiß den Platz. Oder der Platz stimmt, aber die Hälfte ist schon für einen Großkunden zurückgelegt.

Eine Liste in Excel kann die erste Frage beantworten, solange jemand jede Bewegung einträgt. Die zweite und dritte Frage beantwortet sie selten zuverlässig. Dafür braucht es ein System, das bei jeder Bewegung mitschreibt. Die Grundlagen dazu finden Sie auf unserer Seite zur Bestandsverwaltung.

Die vier Schichten eines Bestandsverwaltungssystems

Ein Bestandsverwaltungssystem besteht aus vier Schichten. Fehlt eine, merken Sie es spätestens beim nächsten Fehlbestand.

1. Der Artikelstamm. Jeder Artikel hat eine eindeutige Nummer, einen Barcode, eine Einheit und, wo nötig, Angaben zu Charge, Seriennummer oder Mindesthaltbarkeitsdatum. Ist der Artikelstamm unsauber, etwa weil derselbe Artikel unter zwei Nummern geführt wird, stimmt danach keine Zahl mehr.

2. Die Lagerplätze. Jeder Platz im Lager hat eine Adresse: Gang, Regal, Ebene, Fach. Erst dann weiß das System nicht nur, dass Ware da ist, sondern wo. Das spart das Suchen, und es macht Fehler sichtbar, wenn Ware auf einem falschen Platz landet. Mehr zur Lagerplatzverwaltung.

3. Das Bewegungsprotokoll. Jeder Wareneingang, jede Umlagerung, jede Entnahme und jede Retoure wird mit Uhrzeit und Mitarbeiter festgehalten, am besten per Scan direkt am Regal. Aus diesem Protokoll ergibt sich der Bestand; niemand tippt ihn mehr von Hand ein. So entsteht die laufende Bestandsführung. Wenn eine Zahl nicht stimmt, sehen Sie, wann und wo die Abweichung entstanden ist.

4. Die Verfügbarkeit. Bestand ist nicht gleich verfügbar. Ware kann reserviert, gesperrt, in der Qualitätskontrolle oder schon kommissioniert sein. Ihr Onlineshop, Ihr Marktplatzkonto bei Otto oder Kaufland und Ihr ERP sollten nur sehen, was tatsächlich verkauft werden darf. Mehr zur Anbindung an Marktplätze.

FIGUR 1Vier Schichten eines Bestandsverwaltungssystems

Seitlich wischen, um die ganze Abbildung zu sehen.

Bestandskontrolle ohne Stillstand: laufend zählen

Die jährliche Inventur ist Pflicht, aber sie ist eine Momentaufnahme. Zwei Wochen danach weicht die Liste wieder ab. Viele Unternehmen zählen deshalb laufend: jede Woche ein paar Lagerplätze, die schnell drehenden Artikel öfter, die langsamen seltener. Das heißt zyklische Inventur.

So funktioniert Bestandskontrolle im Alltag:

Das System schlägt vor, welche Plätze heute gezählt werden.
Der Mitarbeiter scannt den Platz und tippt die gezählte Menge ein, ohne die Sollmenge zu sehen. Er zählt also, statt zu bestätigen.
Weicht die Zahl ab, wird sie geprüft und gebucht, mit Grund.
Sie sehen, welche Artikel und Plätze immer wieder abweichen. Dort liegt meist ein Prozessfehler, kein Zählfehler.

Ob die zyklische Inventur Ihre Stichtagsinventur ersetzen darf, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Wie gut Ihre Zahlen stimmen, messen Sie mit der Bestandsgenauigkeit.

Nachbestellen: Meldebestand statt Bauchgefühl

Wer keinen verlässlichen Bestand hat, bestellt nach Gefühl. Das führt zu zwei Fehlern zugleich: Bei den Schnelldrehern fehlt Ware, bei den Langsamen liegt zu viel.

Mit sauberem Bestand können Sie für jeden Artikel einen Meldebestand festlegen: die Menge, bei der nachbestellt wird. Darunter liegt ein Sicherheitsbestand als Puffer für Lieferverzug. Das System meldet, wenn ein Artikel die Grenze erreicht, und macht einen Nachbestellvorschlag.

Eine Absatzprognose ist das nicht. Software kann Muster aus der Vergangenheit zeigen, aber sie weiß nicht, dass Ihr größter Kunde nächsten Monat eine Aktion fährt. Prognosen sind nur so gut wie die Zahlen darunter. Deshalb kommt erst der saubere Bestand, dann die Planung.

Bestandsmanagement Software für Lebensmittel, Kosmetik und Medizinprodukte: Chargen, Seriennummern, MHD

Verkaufen Sie Lebensmittel, Kosmetik, Nahrungsergänzung oder Medizinprodukte, müssen Sie wissen, welche Charge an welchen Kunden ging. Ein Bestandsverwaltungssystem erfasst die Chargennummer und das Mindesthaltbarkeitsdatum beim Wareneingang und wählt bei der Kommissionierung die Charge, die zuerst abläuft. Mehr dazu lesen Sie in Chargennummer und MHD einfach erklärt.

Welche Kennzahlen Sie im Blick behalten sollten

Bestandsgenauigkeit: Wie oft stimmt die Zahl im System mit dem Regal überein?
Fehlbestände: Wie oft konnten Sie eine Bestellung nicht ausliefern, obwohl die Ware laut System da war?
Lagerumschlag: Wie schnell dreht ein Artikel?
Ladenhüter: Was liegt seit Monaten, bindet Kapital und Platz?

Messen Sie diese Zahlen einmal, bevor Sie etwas ändern. Sonst wissen Sie später nicht, was sich verbessert hat.

Woran Sie merken, dass Excel nicht mehr reicht

Sie suchen regelmäßig Ware, die laut Liste da sein müsste.
Sie verkaufen online Artikel, die nicht mehr da sind, oder halten Ware zurück, weil Sie der Zahl nicht trauen. Mehr dazu: Verkaufen Sie weniger, als Sie haben?
Nur eine Person weiß, wo was liegt, und im Urlaub stockt es.
Die Inventur dauert mehrere Tage und die Abweichungen sind jedes Jahr ähnlich groß.
Sie verkaufen über mehrere Kanäle und gleichen die Bestände von Hand ab.

Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein Blick auf Bestandsmanagement Software.

Bestandsmanagement als Teil der Lagerverwaltung

Ein Bestandsverwaltungssystem ist der Kern, aber es steht nicht allein. Wenn die Bestandszahl stimmen soll, muss auch die Arbeit im Lager stimmen: Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Versand. In der deutschen Praxis unterscheidet man drei Stufen der Lagerverwaltung: manuell mit Papier und Excel, softwaregestützt mit Barcode und Scanner, und vollautomatisch mit Fördertechnik. BizBloqs ist ein Lagerverwaltungssystem für die mittlere Stufe: Jede Bewegung wird gescannt, und der Bestand ist jederzeit aktuell, ohne dass Sie Ihr Lager umbauen müssen. Wie Lagerverwaltungssoftware die Arbeit im Lager führt, lesen Sie hier.

Zwei Fragen zu Ihrem eigenen Lager

Wenn Sie heute fünf beliebige Lagerplätze zählen lassen: Bei wie vielen stimmt die Zahl mit Ihrer Liste überein?

Wie viele Bestellungen haben Sie im letzten Monat storniert, weil die Ware doch nicht da war?

Was ist Bestandsmanagement Software?: Software, die jeden Zugang, jede Umlagerung und jeden Abgang eines Artikels festhält und daraus jederzeit den aktuellen Bestand je Lagerplatz zeigt. Sie ersetzt die Excel-Liste, die nur so aktuell ist wie die letzte Eingabe.
Worin unterscheidet sich ein Bestandsverwaltungssystem von der Lagerliste im ERP?: Das ERP kennt meist nur die Menge je Artikel und Lager. Ein Bestandsverwaltungssystem weiß zusätzlich, auf welchem Lagerplatz die Ware liegt, welche Charge es ist und was davon schon für Aufträge reserviert ist.
Brauche ich dann noch eine Inventur?: Die Inventur bleibt Pflicht. Viele Unternehmen zählen aber laufend kleine Bereiche statt einmal im Jahr alles: die zyklische Inventur. Ob das für Ihre Stichtagsinventur ausreicht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Ab wann lohnt sich Bestandsmanagement Software?: Wenn Sie regelmäßig Ware suchen, die laut Liste da sein müsste, wenn Sie verkaufen, was Sie nicht haben, oder wenn nur noch eine Person weiß, wo was liegt.